기술이 HR 업무 방식을 변화시키고 있다. 최근의 불확실성이 높아진 비즈니스 환경에서 스타트업과 중소기업의 리더들은 더 적은 비용으로 더 많은 성과를 내야하는 압박에 시달리고 있다. 사실 HR 분야는 최근 몇 년간 이러한 전환의 거센 조류에서도 상대적으로 보수적인 위치에 머무르고 있었다. 그러나 이제 불황과 저성장이 장기간 이어질 것으로 예견되는 상황에서 기업이 비용적 효율성과 상대적 경쟁력을 갖추려면, 선발 프로세스와 성과 평가 결과를 신중하게 평가하고 확실한 데이터를 기반으로 업무를 진행해야 한다. 이제 HR 부서도 종합적인 인사 데이터를 기반으로 CEO의 의사결정을 지원하는 전략적 리소스가 되어야 하는 것이다. 그러기 위해서는 HR 구성원의 능력을 최대한 활용해야 하는 동시에 데이터 관리 역량도 강화해야 할 것이다.
직원 인사기록카드부터 시작해서 근태, 채용, 급여 및 복리후생, 교육훈련, 성과평가 등 인사 데이터 관리 업무에 HRIS(Human Resources Information System, 인사 관리 정보 시스템)을 도입하는 회사가 늘어나고 있다. 기업은 HRIS를 사용하여 직원에 대한 정보를 관리하고, 관련 프로세스를 자동화 및 효율화할 수 있다. 그러나 여전히 직원 인사 정보 데이터를 조직 발전에 활용하려는 시도는 저조한 것으로 보인다. 최근 딜로이트(Deloitte)에서 발간한 ‘2023 글로벌 인적자본 트렌드 보고서’에 따르면, 글로벌 기업의 리더 중 83%는 인사 데이터를 활용해 조직과 직원 모두의 이익을 창출하는 것이 매우 중요하다는데 찬성했지만 ‘실행에 옮길 준비가 제대로 되어 있다’고 답한 비율은 19%에 불과했다.
아직 규모가 작은 기업의 경우 HRIS를 자체 구축하는 것은 노력과 비용이 너무 많이 드는 투자가 될 수 있다. 회사의 비즈니스와 연동되는 도구의 개발은 일정 수준 이상의 엔지니어가 필요하고, 기획자, 디자이너, 퍼블리셔 등 협업을 통해 완성될 수 있다. 문제는 몇 년간 팬더믹으로 인한 급속한 디지털 전환 추세로 인해, 스타트업과 중소기업의 IT 인력 수급이 매우 어려워졌다는 데 있다. 기업 내부에 정부의 지원을 받는 기업 부설 기술연구소를 설립하는 방법이 있지만, 최근에 IT인력들은 점차 치열해지는 경쟁 속에서 자신의 커리어 향상을 꾀하고 있기 때문에 역량 개발과 승진에 한계가 있는 소규모 조직에 발을 들이는 것을 주저한다.
어찌저찌 개발을 완료했다고 해도 HRIS를 최적의 상태로 유지하려면 부담이 가중될 수 있으며 업데이트, 사용자 교육, 기타 운영 상 문제해결을 위한 유지보수 인력을 계속해서 보유하는 것도 어렵다. 몇몇 기업에서는 기술 연구소를 설립하면서 자체 시스템을 구축하는 한편, 아예 ‘소프트웨어 개발 및 공급업’을 사업자등록증에 추가하여 상용 프로그램 개발 과제를 지속적으로 이어나가는 방식으로 IT 인재들을 조직에 묶어두려 한다. 그러나 이렇게 만들어지는 제품은 본격적으로 전력 투구하는 소프트웨어 공급기업들의 제품과 경쟁하여 비교 우위를 점하기 어렵다. 매출 성과는 나지 않는데, 자체 시스템 운영과 새로운 제품 개발을 겸업해야하는 상황은 필연적으로 과다 부담을 낳는다. 자연스럽게 업무가 집중되는 고숙련 엔지니어들은 조직에 오랜 기간 재직할 유인이 사라지고, 극심한 턴오버로 인해 시스템 운영 연속성은 떨어지는 악순환이 반복되는 것이다.
비즈니스 데이터와 기존 시스템(근태, 성과 관리, 급여 등)과의 호환성 문제는 HR 실무자에게 중요한 문제이다. 소수의 HR 부서 인원으로 생산성과 노무적 이슈를 둘 다 챙겨야하는 중소기업에서 직원들의 인사 데이터 관리 작업에는 많은 시간이 필요하다. 데이터가 통합되지 않고 여러 문서와 엑셀파일 등에 분산되어 있는 경우 HR 부서의 생산성은 낮아지고 그만큼 비전략적인 활동에 묶이게 된다. 다만 최근 몇 년간의 기술 발전이 인사 데이터와 관련된 여러 문제를 극복하는 데 도움을 주고 있다. 많은 스타트업과 중소기업의 HR 리더는 HR 프로세스에 수반되는 비용 및 시간을 절약하기 위해 HR SaaS(Software as a Service)라는 웹 기반 솔루션으로 전환하고 있다. 일반적으로 월별 사용료 결제(구독)을 통해 제공업체의 클라우드에서 구동되는 방식이므로 데이터 백업과 보안 문제에서 비교적 안전하며, 관리자과 직원 모두 별도의 설치 없이 웹 브라우저를 통해 접근할 수 있다. 이러한 HR SaaS는 소규모 조직이나 예산이 제한된 조직에게 매력적인 대안이다.
또한 기존의 회계, 고객 관리, ERP(Enterprise Resource Planning), HR 관리 및 기타 비즈니스 기능과 연계하여 기업 맞춤형으로 제작할 수 있는데다, 특정 업체의 제품 성능이 불만족스럽다면 데이터 유실 없이 비교적 쉽게 다른 제품으로 전환도 검토할 수 있다. 또한 통합적인 HR 전반이 아닌 채용, 근태관리, 성과평가 등 특정 업무 프로세스에 특화된 솔루션을 제공하는 기업도 많이 있다. 이처럼 HR SaaS의 기술과 활용성은 지난 십 수 년간 계속 발전해 왔으며 지금도 성장하고 있다.
한층 강력해진 HR SaaS는 비용 절감과 함께 소규모 기업이 인사 데이터 문제를 해결하는 데 도움이 된다. 일정 비용만 지불하면 업데이트와 사용자 교육은 공급업체에서 전담하고 기업의 성장에 따라 시스템 확장도 가능하다. 조직 내부에 전담 IT그룹을 영입하여 운영하는 것에 비해 효율이 높다고 할 수 있다. 또한 조직의 HR 리더는 수집하는 인사 데이터의 정확성이 향상될 가능성이 높다. 대부분 규격화 된 양식으로 입력을 받게 되므로 스프레드시트 양식을 전사에 배포하여 다시 회수하거나, 출력된 문서로 받는 것에 비해 오류의 가능성을 현저하게 줄일 수 있다. HR부서에서 작성되는 보고서에 필요한 근거자료를 신속하게 생성, 맞춤형 콘텐츠를 통해 HR 리더의 제안을 돋보이게 하며, 회사의 전략에 관한 CEO의 의사결정을 효과적으로 도울 수 있다.